ChatGPT 輔助的報告撰寫,打造專案報告新思維 - 深入學習創新實驗室

透過ChatGPT打造專案報告新思維,從此告別瑣碎編輯!本文分享如何應用ChatGPT在專案報告中,提供外部環境資料與先備知識,讓報告更具實際可行性。立即學習,提升專案報告品質!

在撰寫專案報告的過程中,發現將ChatGPT導入工作中,以提問方式呈現實際工作的全部輪廓實屬不易。因為缺乏提供外部環境資料和先備知識,導致所產出的內容儘管具有啟發性,卻難以切合實際。隨著相關工具陸續被開發出來,這種問題已經有所改善。儘管仍有一些不足之處,但相較過去,現在更容易提供外部環境資料和先備知識,從而讓ChatGPT更好地融入工作中。

輸入工具

  • 個人常用將外部環境資料與先備知識導入ChatGPT 的工具列舉如下:
  • ChatPDF : 倒入PDF格式的資料,補齊專案的外部環境資料與先備知識。
  • YouTube Summary with ChatGPT: 可以將影片的資料轉文字,輸入ChatGPT。
  • Voice control for ChatGPT : 以語音輸入

ChatGPT 使用方法

擔任專案輔導顧問已經數年,每每閱讀資料與了解申請者的背景,還是需要花費相當多的時間,佐以ChatGPT後的效率有所提升,常用的方法有兩種。

Top Down

Top Down 是將內容倒入ChatGPT 尋求結論,這類型方式對於單一輸出的結果,效果較佳,像是教育訓練計畫中的課程清單。對具備多重輸出結果的營運企劃書效果就不一定可行,必需佐以其他的方式。

課程清單的產出是基於營運目標,進而制定營運計畫,對比目標與計劃間兩者的差異,擬定人才培訓計畫,根據計畫下規劃課程清單。

倒入教育訓練計畫中的課程清單的重點單元,會讓ChatGPT彙整出內容重點,與個人對計畫的了解相互比對,如果兩者理解的內容重點具備一致性,則快速跳過,如果內容缺乏一致性,對於缺乏的重點再予以確認。

對於教育訓練計畫申請書原有重點的單元內容描述,同樣會讓ChatGPT把重點文字描述作成結論,確認兩方的理解上是否達成一致性,如果缺乏一致性,後續會請申請者說明並補足內容缺口。

Bottom UP

Bottom UP 是將結果倒入尋求意見,這裡採用單一輸出結果,以教育訓練重點的課程清單為例,這樣的方式會產生更多的可能性

由於每一個案子的產業背景、條件還有資料詳實度不一,倒入課程申請書的課程清單,讓ChatGPT針對這個案子提出這個案子的訓練重點並進行分類。

第一、二次,只接使用ChatGPT,第三次使用ChatPDF 倒入這次課程清單。

第一次讓AI自行分類,出來三個類別,分別是商業溝通技巧、英語溝通能力與績效管理與目標達成。

第二次以客戶畫出的課程重點,要求AI分類,客戶關係管理、專案管理、供應鏈管理、員工能力提升與其他,AI畫出來五個分類,但課程清單中明顯沒有供應鏈管理的課程,供應鏈管理的課程也不存在。

第三次採用ChatPDF,乍看之下六個分類下都有對應課程,同樣課程清單沒有的供應鏈管理也出現,且有一部分課程並沒有備收納在分類。

在開放式的問題上有不俗的表現,但在封閉式的條件下表現就不一定完全符合需求

輸出內容

對於ChatGPT 輸出的內容,針對教育訓練計畫申請書中提出產業的訓練重點與課程內容進行課程分類、課程量化與營業參照。

◼️課程分類

常用分類有兩種方式:

◾️依照申請書上描述的訓練重點進行分類

◾️以個人經驗為依歸的分類

但在這個案例上,針對企業的六個訓練重點,所以就採取第一個方式,參考課程清單對課程進行課程分類。

一般申請書上有原有課程的大項目分類,但實務上不易了解申請企業的現狀,為了瞭解企業選課的目地與要解決的問題下,對於課程予以分類,再將課程主題與時間進行量化。

 

 

◼️課程彙整

將分類後的資料,依照訓練的重點進行彙整,以這個案例而言,在第一層分類上有四個訓練重點,由於溝通課程占比高達75%,因此針對這個重點進到第二層分類,將溝通課程再拆解成團隊溝通、客戶溝通與溝通工具,由於溝通工具課程占比達全部課程的40%,於是再拆解到第三層進行分類。

 

◼️資料比對

參考去年顧問報告提出的重點與今年的訓練重點進行比對。

◼️提出問題

發現去年的重點與今年的訓練重點很雷同,像是重點都擺在【溝通】這個議題,但資料中缺少去年的課程清單,無法進一步比對同樣主題課程比重變化,進而推演問題解決的狀況、議題增加或是議題減少。

將課程比例與企業急需解決的問題,依照輕重緩急進行議題順序排列。

◼️假說設定

訓練重點沒有變化有幾個可能性

    1. 去年選的課程與需求不相符合
    2. 問題有改善但沒有解決
    3. 畫錯重點

導致訓練重點的比重無法調降,有幾個可能性:

    1. 員工欠缺溝通能力
    2. 客戶對於公司的產品不夠了解
    3. 簡報說明能力不足
    4. 人員離職率
    5. 組織運作的問題

如果是前三者,目前的課程應該可以改善企業面臨的困境,但是如果是後者,可以想像這樣的訓練重點不容易根治現狀。

不同類型企業課程清單的差異性

累績過往的經驗,發現到五年內的新創企業與五年以上企業的選課方式會有一些差異,不同選課的方式各自代表企業想要解決的問題。

◼️新創企業

◾️收斂式選課法

選課的範圍集中至多在兩三個範圍內,有些甚至集中在單一範圍,新創企業多數還在萌芽求生存期,這個時間選的課程偏向很快就可以運用,像是行銷類的課程,選的人相對多。

◾️發散式選課法

選課的範圍非常廣泛,不集中是其特性,這是因為企業此時正處於快速發展時期,業務發展的很快,但是組織、規章、流程、薪資…..等等,無法與業務匹配,為了健全組織發展及運作順暢,呈現在課程訓練上就會多樣化。

◼️一般企業

◾️收斂式選課法

選課方式偏向集中在特定至多四、五個領域,選課主要是為了解決企業目前遭遇的問題,可能會有一、二個分類占總整個課程的百分比比較高,但也有遇過單一個分類就佔據到75%,那表示企業在這個部分遇到很大的麻煩,是優先要解決的問題。

◾️發散式選課法

很少會遇到發散式的選課,但是如果一般企業採取這種方式選課,隱含企業有大麻煩了。

企業可能因為某些因素,無法從外面聘用合適的員工,只能透過自身的訓練加速能力的強化。

選課的百分比分佈,還是會依照不同行業有所不同,這裏百分比的計算是以時數計算,並非主題式項目的計算方式。

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